Organizzare eventi, da sempre, è un’attività che fa parte della gestione regolare, se non quotidiana di molte imprese. Per questo motivo non è infrequente che, in ogni azienda, ci sia almeno un responsabile che conosce a menadito le cosiddette “best practice”, ovvero quell’insieme di regole che pongono le basi per il corretto svolgimento di qualsiasi attività. Ma quali sono le best practice per eventi virtuali? C’è voluto un po’ per arrivare a individuarle: il passaggio da un mondo “in presenza” a un mondo di eventi gestiti interamente a distanza è stato talmente rapido che in molti non hanno potuto fare altro che procedere per prove ed errori, così da arrivare a capire come gestire al meglio questo genere di eventi. Per aiutarti a organizzare i tuoi eventi in remoto, abbiamo preparato per te una guida rapida alle best practice per eventi virtuali, che possono essere adattare a qualsiasi tipo di evento e si applicano tanto agli organizzatori come ai partecipanti e ai panelist.
Best practice per eventi virtuali: organizzazione e tecnologia
Se organizzi un evento virtuale, scegli con cura la piattaforma che userai: non tutte le piattaforme offrono le stesse funzioni e anche all’interno della stessa piattaforma i servizi offerti possono differire fra loro. Ti consigliamo di fare un audit delle tue esigenze specifiche e di stilare un elenco di tutte le funzioni che ti sono indispensabili, per poi contattare il servizio clienti della piattaforma e individuare il servizio più adatto alle tue esigenze. Un altro aspetto importante, sul fronte della tecnologia è relativo agli interventi dei panelist e degli ospiti: un disguido tecnico o una incomprensione possono far saltare un intervento o renderlo poco fruibile, rovinando l’intero evento. Per questo è importante fare svariate prove tecniche e assicurarsi che tutti i partecipanti utilizzino, durante le prove, esattamente lo stesso setup che avranno durante l’evento. In questo modo si potranno risolvere in anticipo eventuali problemi tanto a livello della piattaforma quanto a livello dei singoli panelist. Organizzare incontri preparatori con moderatori e panelist serve anche a migliorare la dinamica della loro interazione e a definire al meglio la scaletta dell’evento. Il giorno dell’evento, inoltre, è importante che panelist e moderatori si colleghino in anticipo, per avere almeno un margine di mezz’ora nel quale risolvere eventuali intoppi dell’ultimo minuto.
Coinvolgi il pubblico con attività interattive
Uno degli aspetti più importanti, che dovrai curare con attenzione quando organizzi un evento virtuale, è il coinvolgimento del pubblico. Bisogna impegnarsi in modo particolare per supplire alla mancanza di contatto diretto e fare in modo che gli utenti vivano un’esperienza ricca come sarebbe quella di un evento in presenza. Per questo motivo, fra le best practice per eventi virtuali, si consiglia di prevedere sempre un momento di interazione alla fine di ogni panel, nel quale il pubblico possa porre domande, ma anche mettere a disposizione degli utenti e dei panelist una piattaforma che permetta loro di mettersi in contatto diretto gli uni con gli altri per approfondire argomenti legati all’evento. Inoltre ti consigliamo di creare un piccolo sondaggio da sottoporre agli utenti prima di abbandonare l’evento. In questo modo valorizzerai il loro feedback e scoprirai cosa migliorare per successivi eventi. È importante però che il sondaggio non sia troppo lungo, altrimenti c’è il rischio che gli utenti non lo completino.