Man mano che le restrizioni e le misure di sicurezza vengono allentate, si aprono nuove possibilità per il ritorno agli eventi in presenza. Tuttavia capita spesso che gli eventi di respiro internazionale debbano fare i conti con regole diseguali nei diversi paesi o con il fatto che molti potenziali partecipanti non si sentono ancora del tutto sicuri nel tornare a partecipare fisicamente alle manifestazioni. C’è poi da considerare tutto ciò che abbiamo imparato negli ultimi due anni: la dimensione digitale e virtuale offre vantaggi in termini di engagement e misurabilità dei risultati a cui non vogliamo rinunciare. La soluzione per mantenere il meglio dei due formati? Ovviamente gli eventi ibridi. Ecco come organizzarli in modo efficace.
Che cosa sono gli eventi ibridi?
Con il termine evento ibrido si intende l’integrazione di elementi tecnologici e virtuali nel contesto di un evento tradizionale, allo scopo di migliorare il coinvolgimento dei partecipanti. Un evento ibrido quindi prevederà l’incontro fisico di una parte dei partecipanti in una certa location e in preciso momento, ma permetterà anche la partecipazione da remoto per chi non vuole o non può prendere parte all’evento in presenza. In questo modo si moltiplicano le esperienze di partecipazione e l’organizzazione assume una forma completamente nuova.
I vantaggi degli eventi ibridi
Uno dei principali vantaggi, alla base della crescente popolarità di questo formato, consiste nella possibilità di estendere notevolmente il pubblico di ogni evento, sommando i partecipanti alla manifestazione in presenza a quelli che sceglieranno di collegarsi in remoto. Questo aumenta il ROI e le possibilità di engagement tanto per gli organizzatori quanto per i partecipanti, rendendo ogni evento molto più versatile e arricchendo l’esperienza di tutte le parti coinvolte. Chi sceglie di presenziare, infatti, potrà godere dei benefici e del piacere dell’interazione faccia a faccia, mentre chi utilizza la piattaforma virtuale potrà contare su un considerevole risparmio in termini di costi di viaggio e logistica. Per gli organizzatori si tratta di una combinazione ideale che unisce al misurabilità del digitale alle possibilità di interazione e generazione di lead che si creano dal vivo. Inoltre si aggirano in questo modo i costi generati dalle misure di distanziamento sociale. Se, per esempio, si può riempire la location solo al 25% della sua capacità, diventa molto più difficile per gli organizzatori recuperare i costi fissi della gestione dell’evento. Permettere la partecipazione in remoto aiuta a colmare questo divario fra spese ed entrate.
Come organizzare un evento ibrido di successo
La chiave per organizzare un evento ibrido davvero efficace è non lasciare indietro nessuno. Questo richiede indubbiamente uno sforzo ulteriore rispetto a quello della “semplice” organizzazione dell’evento, ma si tratta di uno sforzo che paga anche nel breve periodo. Bisogna infatti trattare le due esperienze – in presenza e in remoto – con la stessa cura e imparare a conoscere i diversi tipi di target che le sceglieranno, per poter rispondere nel dettaglio alle loro esigenze. A chi presenzia occorrerà fornire la possibilità di misurare i risultati e i vantaggi della partecipazione dal vivo, mentre per ci si collega da remoto sarà importante garantire un livello di interazione il più vicino possibile a quello della vita reale. Per raggiungere questi obiettivi è indispensabile lavorare con professionisti esperti del settore dal lato “in presenza”, ma anche scegliere una piattaforma di eventi virtuali che garantisca qualità, efficienza e interattività ad altissimo livello, sul fronte dell’evento digitale.