Come si organizza una fiera virtuale?

Le fiere virtuali sono state la più grande novità del 2020, nel settore degli eventi. La crisi del Covid ha accelerato un processo di innovazione che altrimenti avrebbe impiegato anni a compiersi, permettendo a questo tipo di eventi di raggiungere una enorme popolarità in pochissimo tempo. La vera sorpresa, tuttavia, non è stata tanto la possibilità di continuare a incontrarsi per creare nuovi rapporti professionali e stringere accordi, quanto la scoperta che questo formato, per molti, è addirittura preferibile rispetto a quelli tradizionali. I vantaggi sono moltissimi: costi ridotti, possibilità di raggiungere un pubblico globale, tracciabilità delle interazioni, facilità di gestione delle lead e del feedback e molto altro. Come si organizza una fiera virtuale? Come funziona veramente? Se non hai mai partecipato a uno di questi eventi, questo è quello che devi sapere.

Che cos’è una fiera virtuale e perché la si organizza?

Una fiera virtuale, proprio come una tradizionale, è un evento che viene organizzato per rispondere alle esigenze di un particolare settore produttivo e delle aziende che operano al suo interno. Il suo scopo è creare connessioni fra gli addetti ai lavori, far conoscere le nuove tendenze, permettere alle aziende di promuovere i propri prodotti e favorire accordi commerciali e professionali che garantiscano la prosperità dell’industria di riferimento. Rispetto a un evento in presenza, una fiera virtuale offre ai partecipanti alcuni strumenti supplementari, pensati per facilitare il raggiungimento degli obiettivi di ognuno. In un momento come quello che stiamo vivendo, naturalmente, le fiere virtuali sono anche l’unico modo di coltivare e sviluppare questo tipo di relazioni professionali garantendo la sicurezza di tutti i partecipanti.

Come funziona una fiera virtuale?

Le fiere virtuali si svolgono in ambienti 3D, che ogni utente può esplorare utilizzando il proprio computer. Per muoversi all’interno degli spazi fieristici si usa un avatar. I padiglioni della fiera sono organizzati in modo da ricordare gli eventi in presenza: ogni espositore ha il suo stand, dove è possibile recarsi per ottenere informazioni ed stabilire contatti. Esistono poi gli spazi comuni, nei quali si svolgono panel, conferenze e workshop. Inoltre, i membri possono interagire fra loro in modo pubblico o privato, utilizzando gli strumenti di chat e messaggistica istantanea. Per le aziende, infine, c’è la possibilità di presentarsi ai clienti con materiali multimediali.

Che cosa offre una fiera virtuale, che non si possa trovare in un evento tradizionale?

Uno degli aspetti delle fiere virtuali che le aziende hanno dimostrato di apprezzare maggiormente è la tracciabilità delle interazioni e la facilità di raccolta e organizzazione dei dati. Se un evento tradizionale permette di tracciare solo alcuni aspetti dell’esperienza del cliente (per esempio la registrazione o la partecipazione a determinati eventi), uno virtuale registra una quantità di dati senza precedenti. Al termine dell’evento tanto gli organizzatori quanto i partecipanti disporranno di analytics importantissimi per valutare l’esperienza. È possibile, per esempio, sapere quali funzioni siano state utilizzate di più e quindi abbiano incontrato il maggior gradimento da parte degli utenti, tracciarne i percorsi, analizzare le lead una per una, raccogliere feedback in tempo reale e automatizzare alcune operazioni di re-marketing. In questo modo sarà possibile migliorare l’esperienza del cliente in occasione di eventi futuri e comprendere meglio le esigenze del proprio pubblico di riferimento.