Quest’anno ha richiesto a tutti noi di sviluppare nuove competenze. È cambiato il modo di lavorare, certo, ma molti di noi hanno dovuto familiarizzarsi con nuove tecnologie anche solo per mantenere i rapporti sociali del pre-pandemia, per incontrare gli amici, studiare e restare in contatto con la famiglia. La maggior parte delle nostre attività si svolgono online e gli eventi virtuali fanno stabilmente parte delle nostre vite. Questo vuol dire che, all’interno di molte aziende, si richiedono ora profili professionali più ricchi, con competenze specifiche in questo settore. Per qualsiasi impresa che abbia la necessità di organizzare periodicamente convegni o conferenze, per esempio, si rende indispensabile dotarsi di collaboratori che siano in grado di portare a termine questo compito in un ambiente interamente digitale/virtuale. Ma come si organizza una conferenza virtuale? Abbiamo preparato una guida rapida per aiutarti!
È importante avere obiettivi chiari
Questa regola d’oro vale per tutti gli eventi, in presenza o virtuali che siano: per poter utilizzare al meglio le risorse che si hanno a disposizione è importante avere un’idea chiara di dove si vuole arrivare. Questo è particolarmente vero quando si utilizza un formato che si conosce poco. Avere obiettivi chiari ti aiuterà a valutare i risultati e a capire se la tua conferenza virtuale è stata un successo e cosa puoi migliorare in futuro.
Prevedere… gli imprevisti
Anche in questo caso, si tratta di un consiglio mutuato dalle esperienze degli organizzatori di eventi in presenza. Trovarsi di fronte un imprevisto nel corso di un evento può essere molto stressante. Quando ci si confronta con qualcosa di nuovo, inoltre, è indispensabile cercare di pianificare al meglio, per evitare di trovarsi di fronte a difficoltà che non si sa come affrontare. Nello specifico, quando si organizza una conferenza virtuale, è importante avere una scaletta chiara dello svolgimento dell’intero evento, delle funzioni della piattaforma che si utilizzerà e del ruolo di tutti i membri del team e degli speaker che prenderanno parte all’evento. Per evitare gli imprevisti è bene organizzare diverse prove tecniche, in modo da poter svolgere eventi di prova, senza pubblico, nei quali risolvere eventuali problemi prima della conferenza vera e propria.
Scegliere gli speaker adatti
Non tutti gli speaker sono uguali e non tutti hanno le stesse capacità. Proprio come non tutti gli esperti di una certa materia sanno anche insegnarla, non tutti gli abili oratori e i trascinatori di folle dal vivo si adattano bene ai “tempi” di una conferenza virtuale. Quando si lavora sugli eventi online, infatti, bisogna ricordare che il livello di attenzione tende a calare più in fretta rispetto a un evento in presenza. È necessario quindi che gli speaker condensino i propri interventi in blocchi relativamente brevi, che possano essere alternati con contenuti multimediali e momenti di interazione con il pubblico, allo scopo di mantenere alto l’interesse degli spettatori. Chi organizza una conferenza virtuale dovrà anche resistere alla tentazione di invitare troppi ospiti a prendere la parola: anche se il budget lo permette, affollare il proprio “podio” virtuale di speaker rischia di confondere il pubblico e rendere meno incisivo l’evento.
Scegliere la piattaforma giusta
Lo strumento più importante, quando si organizza una conferenza virtuale, è la piattaforma tecnologica che si sceglie di utilizzare. Prima di prendere una decisione, è importante farsi un’idea delle funzioni disponibili e dell’usabilità della piattaforma stessa, sia dal punto di vista degli utenti che da quello degli organizzatori. Hypersmarter mette a tua disposizione soluzioni flessibili e adatte a tutte le esigenze e ti garantisce assistenza costante, per permetterti di ottenere sempre il meglio da tutti i tuoi eventi virtuali.