Gli eventi virtuali sono il futuro? Noi ci crediamo fermamente, ma crediamo anche che, quando sarà possibile, tornare a incontrarsi per un evento dal vivo ci renderà davvero felici. Questi ultimi mesi, tuttavia, ci hanno insegnato ad apprezzare aspetti della tecnologia applicata al settore degli eventi ai quali proprio non vogliamo rinunciare. Per questo puntiamo sugli eventi ibridi, perché sappiamo che le soluzioni che integrano il meglio dei due formati sono quelle che permettono di creare le esperienze più interessanti. Come funzionano gli eventi ibridi? In breve, si tratta di combinare alcuni elementi degli eventi in presenza con funzioni tecnologiche che permettono esperienze virtuali e collegamenti in remoto. E noi siamo convinti che cambieranno l’industria degli eventi per sempre.
Quali eventi funzionano meglio in questo formato?
Non tutti i tipi di evento, ovviamente, si prestano a questo formato. Se un campionato di e-sport, per esempio, può funzionare al meglio in modalità solo virtuale, un corso di cucina o uno da sommelier potrebbero risultare meno efficaci se non tenuti in presenza. Ci sono però moltissimi tipi di eventi che danno il massimo in formato ibrido, poiché permettono di offrire tutta l’interattività dell’evento in presenza, estendendo l’accessibilità anche a chi non può partecipare. Trade show, conferenze, seminari, presentazioni di prodotto e meeting aziendali sono alcuni dei più popolari tipi di eventi ibridi.
Quando conviene organizzare un evento ibrido?
Un evento ibrido può fare la differenza quando i potenziali partecipanti si trovano in luoghi o condizioni che non mettono tutti in condizioni di partecipare a un evento in presenza. Questa è un’eventualità abbastanza comune durante la pandemia, quando le restrizioni variano da regione a regione e da paese a paese, rendendo gli spostamenti e l’aggregazione più o meno possibili e limitando la capacità delle location fisiche. Ma potrebbe capitare anche nel caso di eventi di respiro internazionale che volessero aprirsi anche ad aziende piccole e medie, che non possano permettersi di inviare fisicamente dei rappresentanti a una fiera o a una conferenza in un altra nazione, oppure alle persone con mobilità ridotta o con particolari necessità in termini di consumo di contenuti visivi o sonori che trovino più comodo assistere agli eventi a distanza.
Come funzionano gli eventi ibridi?
Per creare eventi ibridi di successo è necessario combinare tutte le caratteristiche di un buon evento in presenza con il meglio della tecnologia, con un occhio particolare al contenuto. Se una parte del pubblico o dei partecipanti si collega in remoto, infatti, bisogna tenere presente che il livello d’attenzione sarà diverso da quello di chi è fisicamente presente nel luogo in cui si svolge l’evento. Per garantire lo stesso grado di partecipazione e interazione bisogna creare contenuti interessanti e coinvolgenti, visivamente gradevoli, ma anche offrire a chi non è presente la possibilità di farsi sentire e di incidere sull’andamento dell’evento stesso.
Come si promuovono gli eventi ibridi?
Promuovere un evento ibrido vuol dire rivolgersi in modo diverso a chi dovrà parteciparvi di persona e a chi invece si collegherà da casa. Questo implica campagne più articolate e meno omogenee, che utilizzino piattaforme diverse e con messaggi calibrati in modo differente a seconda del pubblico. È uno dei pochi casi in cui non si ha una USP, ma se ne ha più di una, poiché i target sono diversi e anche i vantaggi di partecipare all’evento nelle due modalità offerte cambiano. L’importante, quindi, è profilare con attenzione il pubblico e costruire una strategia ad hoc per ogni gruppo.