Chi organizza eventi aziendali lo fa per i più svariati motivi, che si possono però riassumere in una sola ragione: gli eventi fanno bene al business. Dal meeting con un nuovo potenziale fornitore allo showroom aperto al pubblico, dalla sfilata di moda per i buyer alla festa per l’anniversario dell’azienda, tutti gli eventi, in un modo o nell’altro, contribuiscono a far prosperare l’attività, incrementando la brand awareness, stabilendo nuovi contatti professionali o aumentando le vendite in modo diretto. Che fine fanno tutti questi vantaggi, ora che non è possibile organizzare eventi? Sempre più aziende italiane stanno comprendendo l’importanza di sostituire quanto prima questo tipo di esperienze in presenza con altrettante versioni digitali. In questo post ti aiuteremo a esplorare questo nuovo mondo e a scoprire in che modo organizzare un evento digitale può aiutarti a superare la crisi e a rilanciare la ripresa.
Organizzare un evento virtuale ti costa meno che organizzarne uno tradizionale
Chiariamo immediatamente una cosa: anche organizzare un evento virtuale ha un costo, dal momento che le piattaforme necessarie sono altamente complesse e richiedono un’eccellente assistenza tecnica e una supervisione efficace per garantirti un servizio senza intoppi. Detto questo, ci sono moltissime spese che non dovrai fronteggiare se decidi di organizzare un evento o fiera virtuale e che invece sono inevitabili nel caso di un evento in presenza. Fra le voci di risparmio più significative ci sono senza dubbio i costi legati all’affitto e allestimento della location e all’impiego di personale. Per condurre il tuo evento virtuale non dovrai assumere nessuno, poiché la nostra piattaforma ti fornirà tutta l’assistenza di cui hai bisogno. Non ti sarà quindi richiesto assumere lo staff che normalmente si occupa della reception, dell’accreditamento, del guardaroba, del catering, dell’assistenza e delle pulizie. Naturalmente non avrai bisogno di offrire un catering ai tuoi ospiti e neppure di pagare un hotel per i clienti più importanti, per gli speaker e neppure per i tuoi impiegati residenti in altre città.
Alla fine dell’evento, avrai moltissimo materiale da condividere
Un altro aspetto sul quale potrai risparmiare è quello relativo alle foto e riprese video dell’evento. Questo non vuol dire, però, che tu debba fare a meno delle foto e delle riprese che normalmente si condividono sui social al termine di un evento aziendale. Anzi, si può dire che ogni singolo istante del tuo evento sarà a tua disposizione per sempre, in forma di contenuto multimediale. A seconda del tipo di evento potrai scegliere di condividere foto, estratti audio, video, immagini degli ambienti digitali o estratti degli interventi più importanti, o addirittura di caricare l’intero evento sui tuoi social, perché sia disponibile anche a chi non vi ha preso parte.
I risultati sono misurabili
Una delle domande che in molti si pongono, prima di organizzare un evento tradizionale, è “come faccio a sapere se mi conviene?” In effetti non è sempre facile misurare l’efficacia di un evento tradizionale. A meno che lo scopo dell’evento stesso non sia la vendita di prodotti, non è sempre possibile avere un quadro preciso del gradimento degli utenti, degli aspetti che sono stati maggiormente apprezzati e di quelli che invece sono stati considerati carenti. Certo, è sempre possibile, se si sono raccolti gli indirizzi email dei partecipanti, inviare loro un sondaggio per ottenere il loro feedback, ma non è detto che tutti rispondano né che le loro risposte siano sempre precise e dirette. Con un evento virtuale questo problema non si pone: potrai sempre vedere quali funzioni i tuoi “ospiti virtuali” hanno utilizzato di più, quali invece sono state ignorate, quanto impatto il tuo evento abbia sui social in tempo reale e quanto ogni utente prenda parte in modo attivo ai vari momenti dell’evento.
È sostenibile
Gli eventi virtuali sono più sostenibili di quelli in presenza e conviene organizzarli per diversi motivi. In primo luogo nessuno dovrà spostarsi per raggiungerli, quindi non ci sono viaggi in auto o in aereo da aggiungere all’impatto ambientale dell’evento. Non ci sono neppure allestimenti da ordinare, prodotti chimici da utilizzare per la pulizia della location prima e dopo l’evento né rifiuti da smaltire. Gli eventi virtuali sono a tutti gli effetti eventi “green”.
Conclusioni
Organizzare un evento virtuale non è solo un ripiego per la situazione corrente. Gli eventi virtuali sono un settore a parte dell’industria degli eventi, destinato a restare in auge anche quando le altre opzioni torneranno a essere disponibili, poiché fornisce format che non sono disponibili negli eventi in presenza. Organizzare un evento virtuale vuol dire rivolgersi a un pubblico globale e far crescere il proprio brand in modo conveniente e sostenibile.